Entrepreneur von Morgen

In vielen Hotels und Tagungsstätten kann man heute Konferenzräume mieten. Die rechtzeitige Planung ist dabei besonders wichtig. Hierbei sollte bedacht werden, dass die Teilnehmer einen möglichst geringen Anfahrtsweg haben. Sollten diese dennoch von weither kommen und eine Rückreise am selben Tag zeitlich nicht möglich sein, so muss an eine Übernachtungsmöglichkeit gedacht werden. Dies kann praktischerweise im anbietenden Konferenzhotel geschehen.

Wenn man Konferenzräume mieten möchte, ist weiterhin festzulegen, welche technische Ausstattung der Raum beinhalten soll. Licht- und Tontechnik müssen stimmen. Ist ein Beamer erforderlich oder reicht ein Flipchart aus? Bei EDV-Einsatz ist zu prüfen, ob ein Netzwerk oder eine Anbindung ans Internet erforderlich ist. Wie sieht es mit der Bestuhlung aus? In vielen Konferenzen werden auch Tische benötigt.

Schließlich sollte überlegt werden, ob die Teilnehmer durch einen Cateringservice mit den nötigen Speisen und Getränken für das leibliche Wohl versorgt werden oder ob eine separate Küche vorhanden ist. Gibt es für Pausen eine Bar?

Auch auf die zeitliche Abfolge muss geachtet werden. Konferenzräume werden jeweils für Stunden, halbe Tage und ganze Tage gemietet. Mit allen diesen Fragen wird man konfrontiert, wenn man Konferenzräume mieten möchte. Um aussagekräftige Informationen von den Teilnehmern zu erhalten, ist es ratsam, neben einer Teilnehmerliste auch nach der Konferenz Angaben zur Zufriedenheit und möglichen Verbesserungsvorschläge entgegen zu nehmen.